Geschäftsreisen buchen: Häufige Fragen

Geschäftsreisen selber buchen? Oder buchen lassen? Was ist der Unterschied? Wie verwaltest du deine Businesstrips? Sind alle Anbieter für alle Firmengrößen geeignet? Sorgen sie auch für Visa & Co, wenn das erforderlich ist? Und wie sieht es bei nötigen Umbuchungen aus? All diese Fragen beantwortet das folgende FAQ von B2B-ReiseChecker.de.

Was ist der Unterschied von B2B- und Privat-Reiseportalen?

B2B-Reiseanbieter können auf ganz andere Preise und Angebote zurückgreifen als Privatreisen-Vermittler. Das kommt hauptsächlich daher, dass Geschäftsreisende ganz einfach öfter verreisen und so durch die Menge der getätigten Business-Trips Rabatte bei Hotels etc. angeboten bekommen, auf die du dann mittels der Portale Zugriff erhältst. Auch Messekontingente sind oft für Geschäftsreisende reserviert, so dass du über B2B-Portale mitunter noch ein Zimmer bekommst, wenn die Messestadt schon vollends ausgebucht scheint.

Sind alle Portale für mich geeignet?

Grob unterscheiden sich die B2B-Reiseportale in zwei Gruppen: die mit Konzentration auf kleine und mittelständische Unternehmen inkl. Selbstständige und Freiberufler, und Portale für die komplette Organisation und Optimierung von Reisen vor allem für Großkunden bzw. Firmen mit einen hohen Volumen an Geschäftsreisen. Dementsprechend ist auch das generelle Angebot verschieden: Die ersteren Portale setzen auf Selbstbuchung, die zweiteren auf Beratung und komplette Organisation deiner Reise für dich, wobei es natürlich Überschneidungen gibt. Welcher B2B-Reiseanbieter der geeignete für dich ist, hängt auch davon ab – und natürlich davon, was du suchst: ein Portal zum eigenständigen Buchen vergünstigter Angebote für Business Trips oder ein Reisebüro, das dir alle Arbeit abnimmt, dich auch für zukünftige Reisen berät und deinen Buchungsablauf dauerhaft optimiert.

Beschaffen die Geschäftsreisen-Anbieter mir auch ein Visa?

Nicht alle Anbieter haben diesen Service. Wenn sie ihn haben, nutze ihn aber, denn Visa-Beschaffung ist manchmal ein langwieriege Sache und mit so viel Formalitäten verbudnen, dass es dir viel Zeit stiehlt. In unserer Übersicht siehst du auf einen Blick, welcher B2B-Reiseanbieter Visa-Beschaffung im Angebt hat.

Kann man auch komplette Tagungen buchen?

Gerade wenn du nicht nur Hotelzimmer und die Reise dorthin benötigst, sondern gleich eine komplette Tagung organisieren willst, sind die B2B-Reiseanbieter eine gute Lösung. Sie nehmen dir auf Wunsch alles aus der Hand, kümmern sich um Konferenzräume und auch einen eventuell nötigen Transfer dorthin. Als Travel Manager können sie auf langjährige Erfahrung zurückblicken und haben so Checklisten parat, anhand dessen sie überprüfen, das wirklich an alles gedacht is. Besonders wenn du nie eine komplette Tagung selbst organisiert hast, lohnt sich die Inanspruchnahme der Hilfe der B2B-Portale. Denn sehr leicht kann man ein kleines Detail übersehen, an das die Profis aber auf jeden Fall denken.

Bezahlt man den Service mit einem Reisekosten-Aufschlag?

Je nach Portal wird der Service, den du in Anspruch nimmst, unterschiedlich in Rechnung gestellt. Manche Anbieter tun das indirekt, nehmen keine Extra-Gebühren von dir, sondern inkludieren den Mehraufwand im Preis für die eigentliche Reise, sprich: Flug, Hotel, Bahn etc. Andere Anbieter setzen eine Pauschale an, wenn sie die Buchung für dich übernehmen. In der Regel gehören die kleineren, auf KMU konzentrierten Anbieter, zur ersten Kategorie; größere Anbieter für Großunternehmen setzen auf das zweite Modell.

Kann man bei Allen alles buchen?

Nicht alle B2B-Reisevermittler haben das Komplettangebot von Flug, Zug, Mietwagen, Hotel, Konferenzräume etc. In unserer Übersicht siehst du auf einen Blick, wer was macht. Mitunter ist es aber auch ein Vorteil, wenn ein Portal sich auf eine einzige Form konzentriert, z. b. die Buchung von Hotels. So bleibt das Portal sehr übersichtlich und einfach zu nutzen, was besonders für Gelegenheitsreisende ansprechend ist.

Wie verwalte ich die Geschäftsreisen?

Wenn man viel reist, muss man auch viel verwalten – das ist logisch. Die B2B-Reiseanbieter machen daher das einfache Verwalten von deinen Reisen oft zur Priorität. In deinem Kundenkonto hast du alle Reisen in Übersicht und kannst sie so leicht umbuchen, stornieren, ergänzen etc. Besonders sticht hier der Anbieter baldaja hervor, der dich auch Reisen für Andere online verwalten lässt, z. B. Mitarbeiter oder die Chefin.

Muss ich Umbuchungen selbst vornehmen?

Das hängt davon ab, für welchen Anbieter du dich entschieden hast. Ist es einer der umfassenden Travel Manager, organisiert er auch nötige Umbuchungen für dich – und das oft so im Hintergrund, dass du selbst kaum Zeit auf die Organisation verwenden musst. Du erhältst dann nur eine Nachricht, dass gewisse Änderungen vorgenommen werden mussten, mit Hinweis auf die alternative Reiseroute etc., z. b. bei Streiks. Kommt es zu einem unerwarteten Notfall, steht dir eine 24-Stunden-Hotline zur Verfügung, die du anrufen kannst.